Politique de confidentialité des renseignements personnels
Préambule
La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la présente politique ») s’applique au site Internet de POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. ainsi qu’à l’ensemble des informations confidentielles recueillies par notre étude, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L., de même que son siège social.
Par la présente politique, POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, par l’entremise de notre site Internet ou par différents moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).
POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. recueille, utilise, divulgue et conserve différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec,à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et aux autres Lois et Règlements applicables, tout en ayant à cœur la confidentialité desdits renseignements.
Notre engagement
Au sein de POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L., nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien et les clients.
Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements personnels hautement confidentiels.
Il est primordial pour nous de maintenir cette confiance et de confirmer notre détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Hormis les cas d’exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Engagement de POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. à l’égard de la confidentialité
L’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. se fait un devoir de respecter la vie privée. À cet égard, l’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. prend tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession.
En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique et conformément aux Lois et Règlements en vigueur.
Renseignements personnels recueillis
L’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.
Les renseignements personnels proviennent des informations que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements émanant de l’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L., ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique ou papier.
L’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses activités professionnelles et met en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements. De plus, elle ne recueille que les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour lesquelles elles sont traitées.
Plus particulièrement, nous recueillons seulement les informations nécessaires pour exécuter les tâches pour lesquelles nous sommes engagés en matière de prestation de services juridiques.
Ces informations sont régulièrement mises à jour lors des rencontres avec nos notaires ou le personnel de l’étude qui nous fournissent les informations à actualiser, le cas échéant.
Les renseignements personnels qui concernent des individus spécifiques sont confidentiels. En général, ils ne peuvent être partagées sans le consentement de la personne en question.
Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :
- Nom;
- Date de naissance / date de décès;
- Numéro d’assurance sociale;
- Adresse de domicile;
- Numéros de téléphone et de télécopieur;
- Adresses électroniques;
- Situation familiale;
- Revenu / dépenses;
- Nom de l’avocat;
- Nom du conseiller bancaire;
- Nom du conseiller financier;
- Coordonnées de l’institution bancaire;
- Données médicales.
Afin de créer, d’obtenir et de mettre à jour les dossiers, nos clients doivent signer un formulaire de consentement qui sera ensuite ajouté à leur dossier.
Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont collectés de la manière suivante :
- Sous forme papier, dans les locaux de l’étude ou de ses filiales;
- Sous forme numérique, stockées sur les serveurs de l’étude, présents dans nos locaux ou chez notre hébergeur d’infrastructure;
- Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel Pro-Notaire utilisé par notre étude dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.
Objectifs du traitement des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes :
- Traitement de dossiers;
- Répondre à des enquêtes de satisfaction et réaliser des analyses statistiques pour améliorer les services et mieux connaître les clients;
- Traiter les candidatures pour des postes;
- Répondre à des obligations légales ou réglementaires;
Il est important de souligner que tout traitement de renseignements personnels est réalisé dans un but spécifique.
Protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont confidentiels et seuls les membres de l’équipe de l’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés.
En tant que notaires et employés de POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L., nous sommes autorisés à accéder aux renseignements personnels et il est primordial que nous saisissions pleinement l’importance de la préservation et de la protection de la confidentialité de ces renseignements. Nos formations nous inculquent clairement la nécessité de n’utiliser ces renseignements que dans le cadre des objectifs spécifiques prévus. D’ailleurs, dès leur entrée en service, les employés qui ne sont pas soumis au secret professionnel devront signer un accord de confidentialité.
L’étude POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L. prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.
Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.
Collecte des renseignements personnels via notre site Internet
a) La collecte automatique
Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.
Nous pourrions, par exemple, connaître :
- Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez;
- Votre adresse IP;
- Les pages que vous visitez;
- La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
- Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.
La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.
b) Utilisation de témoins (cookies)
Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage.
Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.
Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.
c) Renseignements fournis par l’utilisateur
Lorsque vous interagissez avec POULIN ET POULIN NOTAIRES S.E.N.C.R.L.., il peut vous arriver de nous transmettre des renseignements personnels, notamment, à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par un autre moyen, par exemple :
- Vos renseignements d’identité (nom ou prénom);
- Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.);
- Vos renseignements relatifs à votre activité professionnelle (poste, fonction, etc.) que nous pouvons utiliser pour répondre à votre requête, gérer votre profil d’étude sur notre site Internet ou pour traiter toutes autres demandes d’informations, s’il y a lieu;
Vous pouvez aussi nous transmettre vos renseignements à des fins de recrutement, lorsque vous postulez sur un poste auprès de notre étude. Dans ce cas, nous vous demanderons uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature, par exemple, vos coordonnées et votre curriculum vitae). Nous conserverons alors vos renseignements conformément aux politiques applicables à nos employés. Uniquement les personnes autorisées au sein de notre étude ont accès à ces renseignements.
Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.
d) Médias sociaux
Quoique nous préférions éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique, il se peut que nous vous invitions à échanger avec nous par l’entremise de sites Internet, de Facebook, de modules d’extension et d’applications de réseautage social exploités par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.
Liens externes
Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.
Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales, suite de quoi, ceux-ci sont détruits ou encore anonymisés, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.
Où conservons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont conservés soit physiquement ou encore sur des serveurs ou des plateformes.
La durée de conservation des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos obligations professionnelles, légales, règlementaires et déontologiques.
Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels
Les clients ont la possibilité de recevoir à tout moment une copie de la présente politique ainsi que de nos procédures associées en accédant à notre page sur notre site Internet à l’adresse suivante : https://poulinnotaires.ca.
En adressant une demande écrite à notre étude située au 1084 rue Pierre-Beaumont, Lévis (Québec) G6Z 1N8 ou en envoyant un courriel à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Me Benoit Poulin, notaire, benoit.poulin@notarius.net vous pouvez accéder à vos informations. Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les délais les plus brefs, et au plus tard dans les 30 jours suivants la réception de votre demande.
À tout moment, nos clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités.
Modification de la présente politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d’y vérifier les changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
Violation de la protection des renseignements personnels
Si nous pensons que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les personnes touchées et notre assureur seront avisés.
Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents.
Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.
Droit d’accès ou de rectification
Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : benoit.poulin@notarius.net, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Questions ou commentaires et plaintes
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : benoit.poulin@notarius.net, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de notre étude.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.
Responsable de la confidentialité des renseignements personnels :
Nom : Benoit Poulin
Fonction : notaire et associé
Téléphone : 418-839-4147 ext. 29
Adresse courriel : benoit.poulin@notarius.net